「有給あと何日残ってる？」に答えるのもAIの仕事。社内総務AI「総務くん」を作ってみた。

• 「有給休暇、あと何日残っていますか？」
• 「先月の勤務時間を確認したいのですが」
• 「パソコンを買い替えたいんですけど、稟議書はどこにありますか？」

会社で働いていれば、こんな質問をしたり、受けたりする機会は多いと思う。聞かれる総務担当者も大変だ。自分の仕事を中断し、社内システムを開く。社員の情報を確認する。必要なら就業規則を調べ、申請書を探して送る。

一件ずつなら、ものの数分で終わるだろう。だが、社員が何十人、何百人といれば、同じような問い合わせは何度も発生する。質問する社員の側も、総務担当者が忙しそうだと、ちょっと聞きづらい。そこで考えた。

こういう仕事こそ、AIに任せられないだろうか。

当社では、ローカルLLMを使って、社内総務AI「総務くん」というチャットツールを開発している。すでにタイムカードや有給休暇の管理システムと連携し、社内で稼働している。社員はチャットで質問するだけ。自分の勤務実績や有給休暇の状況を確認でき、就業規則について質問したり、社内フォーマットに沿った書類の作成を手伝ってもらったりできる。今回は、この「総務くん」を紹介したい。

• 勤務実績を確認「先月の勤務実績を教えて」
• 有給休暇の相談「12月24日に有給を取りたい」
• 就業規則を調べる「慶弔休暇のルールを教えて」
• 書類の下書き「買い替えの稟議書を作って」

社内システムがあっても、社員の手間はなくならない

当社には、勤怠管理や有給休暇の管理をはじめ、さまざまな業務を処理する社内システムがある。もちろん、必要な情報はそこに登録されている。しかし、システムがあるからといって、使う人の手間がなくなるわけではない。

例えば、自分の有給休暇が何日残っているかを知りたいとする。勤怠管理システムにログインし、該当する画面を開いて、残日数を確認する。次の有給休暇がいつ付与されるのかも知りたければ、別の項目を確認する。申請方法が分からなければ、社内マニュアルを探すか、総務担当者に聞く。どれも難しい作業ではない。ただ、知りたいことは一つなのに、複数の画面を開いたり、資料を探したりしなければならない。そこが少し面倒なのだ。

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それなら、チャットにこう入力すればいいのではないか。

「有給休暇、あと何日残ってる？」

必要な情報は会社のシステムに登録されているのだから、それをAIが調べて答えればいい。この発想から、総務くんの開発を始めた。

総務くんは、社内のことを知っているAI

総務くんの画面は、一般的なAIチャットとそれほど変わらない。社員がブラウザから開き、普通の日本語で質問する。

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違うのは、その裏側だ。一般的なAIに「有給休暇のルールを教えて」と質問すれば、日本の法律や一般的な会社の制度について説明してくれる。それはそれで便利だ。しかし、社員が本当に知りたいのは、もっと具体的なことではないだろうか。

「うちの会社では、どうなっているのか？」

当社の就業規則では何日休めるのか。申請にはどんな書類が必要なのか。自分の有給休暇は、現在何日残っているのか。総務くんは、こうした質問に答えるため、社内の就業規則や申請書、マニュアルを参照できるようになっている。さらに、勤怠管理や有給休暇管理などの社内システムとも連携している。

社内のルールを知っているだけでなく、本人の情報を確認して答えられる。

ここが、単なるAIチャットとの大きな違いだ。

「先月、何時間働いた？」と聞けば、勤務実績を確認できる

まずは、毎日の勤怠管理に関係する仕事だ。当社ではタイムカードを社内システムで管理している。出勤、退勤、休憩などの実績が記録されているので、必要な情報を取り出すことはできる。ただ、社員が知りたいのは、必ずしも管理画面にある数字の一覧ではない。例えば、こんな質問だ。

「先月の勤務実績を教えて」

総務くんは、社内の勤怠システムからログイン中の社員の記録を取得し、質問に沿って情報を整理する。人間がデータを探して転記する必要はない。

もちろん、実際の勤務時間や勤怠の記録は、社内システムに登録されているデータが基準だ。AIが記憶や推測で勤務時間を答えるわけではない。計算や集計は社内システムで処理し、AIには質問の意味を理解して、必要な情報を案内させる。これは小さな違いに見えるかもしれない。しかし、社員が自分の情報を確認するたびに、管理画面の操作方法を覚える必要がなくなる。

人間がシステムの使い方に合わせるのではなく、システムが人間の質問に合わせて答える。

AIを社内システムに組み込むメリットは、こういうところにある。

「12月24日に有給を取りたい」と相談してみる

もう少し実務的な例を紹介しよう。例えば、社員が総務くんにこう入力する。

「12月24日に有給休暇を取りたい」

普通のAIチャットでは、この社員に何日有給休暇が残っているか分からない。当然だ。本人の勤怠情報や有給管理データを持っていないのだから。しかし、総務くんは違う。社内システムに接続し、ログイン中の社員の有給休暇情報を確認する。例えば、次のような情報だ。

• 現在の有給休暇残日数
• 次回の有給付与日
• 次回の付与予定日数
• 有給休暇を申請するための社内書類

こうした情報をまとめ、必要な申請手続きまで案内する。「残り何日ありますか？」「次はいつ増えますか？」「申請書はどこですか？」。これまでなら別々に調べていたことが、一度の会話で済む。

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社内のルールを聞く。就業規則を探さなくていい

もう一つ、総務担当者への問い合わせが多いのが社内規程だ。例えば、「慶弔休暇のルールを教えて」と質問する。総務くんは社内の就業規則を参照し、該当する規程をもとに回答する。対象となる続柄や休暇日数、申請方法など、必要な情報を整理して案内できる。

この仕組みなら、総務担当者が同じ問い合わせに何度も答える負担を減らせる。しかも、社員は相手の手が空くのを待たなくていい。夜間でも、休日でも、自分の都合のよい時間に確認できる。

稟議書や精算書。面倒な書類の下書きも任せたい

総務くんには、情報を調べるだけでなく、社内書類の作成も手伝わせている。例えば、こんな依頼だ。

「営業で使っているパソコンの調子が悪いので、買い替えの稟議書を作って」

会社で使用する稟議書には、決まったフォーマットがある。件名、申請者、目的、申請理由、金額などを記入する。書く内容は分かっているのに、白紙の書類を開くと意外に手が止まる。特に、申請の目的や理由を、きちんとした文章にまとめるのが面倒だ。

そこで総務くんに依頼する。すると、社内で使用している稟議書のひな型を参照し、申請者情報や依頼内容から、必要な項目を埋めた下書きを作成する。例えば、パソコンの不調によって業務に支障が出ていること、更新が必要な理由などを文章にまとめる。

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会社によっては、稟議書や精算書のフォーマットが何種類も存在するだろう。部署や申請内容によって書式が異なることもある。そうしたときに、社員が正しいファイルを探して、一から書き始めなくてもよい仕組みにしたい。

もちろん、AIが作成した書類は人間が確認する。経費精算なら金額や証憑の確認が必要だし、稟議書なら決裁者の承認が必要だ。総務くんの仕事は、あくまで書類を作るところまで。

承認する権限までAIに渡す必要はない。

会社のデータベースを、AIに自由に触らせているわけではない

さて、ここまで読んで、少し心配になった方もいるかもしれない。AIが社員の勤怠情報や有給休暇情報にアクセスできるということは、ほかの社員の情報も自由に見られるのではないか。これは、社内AIを開発するうえで特に気をつけた部分だ。

当社では、AIにデータベースを自由に操作する権限は与えていない。例えば、社員が自分の有給休暇の残日数を質問したとする。総務くんが行うのは、「ログイン中の本人の有給休暇情報を取得する」という、あらかじめ用意した処理の呼び出しだ。AIが勝手にデータベースの中を検索したり、自由に命令を作って実行したりするわけではない。利用しているのは、MCPなどのツール連携の仕組みだ。難しく考える必要はない。

AIに、使ってよい道具だけを渡している。

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そして、その道具にも利用者の権限を適用する。社員Aがログインしているなら、社員Aに許可された情報だけを取得できる。ほかの社員の情報を聞かれても、権限のないデータは取得できない。これは「ほかの人の情報を見ないでください」とAIにお願いしているのではない。そもそもシステムの仕組みとして、閲覧できないようにする。

なぜChatGPTやClaudeではなく、ローカルLLMなのか

総務くんのようなチャットツールは、GPTやClaudeのAPIを利用しても作ることができる。性能の高いクラウドAIを使えば、文章の理解や書類の作成もできるだろう。では、なぜ当社ではローカルLLMを選んだのか。

さらに、社内システムとの連携を自由に設計できる。今は勤怠や有給休暇が中心でも、今後、さまざまな社内業務へ展開できる。

会社の情報を外に出さず、会社のルールで動かすAI。

総務くんは、その具体例だ。

普通のパソコンでも総務くんを動かせるのか

当社では、ローカルLLMのために社内AIサーバを設置している。使用している主な構成は次のとおりだ。

Qwenは、AlibabaのQwenチームが開発している公開AIモデルのシリーズだ。当社では、その27Bクラスのモデルを社内で動かしている。もっとも、総務くんだけを動かすために、この構成が必要なわけではない。当社のAIサーバは、総務くん以外の社内業務でも利用するために用意したものだ。

もちろん、同時に利用する社員数、読み込ませる社内文書の量、求める回答速度によって必要な性能は変わる。しかし、必ずしも最初から大がかりなAIサーバを用意する必要はない。まず小さな業務から始め、利用状況を見ながら用途を広げていく。中小企業なら、そうした導入の仕方が現実的だと思う。

総務担当者の仕事は、どのくらい減らせるのか

せっかくなので、費用対効果も少し考えてみよう。例えば、社内で総務担当者への問い合わせや、申請書を探して作成する作業が、一日に合計10件あったとする。一件につき、社員と総務担当者の作業時間を合わせて5分短縮できれば、50分だ。月20営業日なら、約17時間になる。人件費を1時間2,500円として換算すると、月に約42,000円、年間では約50万円分の時間に相当する。

導入効果を考えるための試算。実際の問い合わせ件数や削減時間を測定した結果ではない。

もちろん、これだけでAI PCの購入費用を回収できるかどうかは、導入する機種やシステム構築費用による。社員が少なく、問い合わせもほとんど発生しない会社なら、削減効果は小さいだろう。また、短縮できた時間が、そのまま給与の支払額の削減になるわけでもない。しかし、私は別の点にも価値があると思っている。

• 社員が知りたいことを、気兼ねなく質問できること
• 総務担当者が、同じ説明を何度も繰り返さずに済むこと
• 申請書の書き方が分からず、途中で放置される仕事を減らせること
• 総務担当者が本来判断すべき仕事に時間を使えること

数字に表れにくいが、こうした小さな改善は日々の業務に効いてくる。さらに当社では、同じAIサーバをWebサイトのログ監視やデータベースの異常分析などにも活用している。総務くんだけのために、一台のAI PCを新しく購入する必要はない。

一台のAI PCを、社内の複数の仕事で共有する。

この考え方なら、設備投資の価値はさらに大きくなる。

AIを優秀な総務担当者にするには、少し工夫がいる

総務くんを作ってみて分かったこともある。それは、AIに社内文書を渡せば、それだけで優秀な総務担当者になるわけではないということだ。例えば、就業規則を改定したとする。AIが古い規程を参照して回答してしまっては困る。だから、最新版の規程を参照できる仕組みが必要になる。

また、質問の意味が曖昧な場合や、必要な情報が足りない場合もある。そうしたときに、もっともらしい答えを勝手に作らせないことも重要だ。分からなければ聞き返す。社内の規程で確認できないことなら、担当者に確認するよう案内する。申請書に必要な情報が足りなければ、空欄にするか、社員に追加の情報を求める。そして、実際の勤怠情報や有給休暇の残日数は、必ず社内システムから取得する。AIに数字を計算させる必要のない部分は、従来のプログラムを使えばいい。

AIに得意な仕事だけを任せる。

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質問を理解する。必要な情報を選ぶ。文章をまとめる。社内書式に合わせて下書きを作る。AIに任せるのは、こうした仕事だ。一方、正確な勤怠集計、データへのアクセス権限、申請の承認などは、社内システムと人間が担当する。この役割分担が、業務でAIを使ううえで大切だと思う。

総務くんは、総務だけのAIではない

今回は総務業務を紹介したが、同じ仕組みはほかの部署にも応用できる。例えば、こんな使い方だ。

• 営業社内の販売ルールを調べる
• 製造作業マニュアルについて質問する
• 情報システム過去の障害対応記録を検索する
• 経理社内の経費精算ルールを確認する

いずれも、必要な情報は社内に存在している。ただ、どこにあるか分からない。探すのが面倒。担当者に聞かなければ分からない。それなら、AIに聞けばいい。しかも、今回作っているのは、単に社内文書を検索するだけの仕組みではない。社内システムと連携し、ログイン中の社員が利用できる情報を取得できる。必要に応じて、申請書や帳票などの下書きも作れる。

社内の情報を知っているAIから、社内の仕事を手伝うAIへ。

その入口として、総務くんは分かりやすい例だと思っている。

まとめ｜社員がシステムを探し回る時代を変えたい

社員が有給休暇の残日数を確認する。先月の勤務実績を調べる。慶弔休暇のルールを確認する。稟議書や精算書を作る。どれも、会社では日常的に発生する小さな仕事だ。一件ずつは大した手間ではないが、積み重なれば相当な時間になる。

当社では、こうした仕事を少しでも楽にするため、社内総務AI「総務くん」を開発した。すでにタイムカードや有給休暇管理システムと連携し、社員の質問に答える仕組みが社内で動いている。AIにすべてを任せるつもりはない。

私は、AI PCの価値は単に高性能なAIとチャットできることではないと思っている。

会社の情報とAIをつなぎ、これまで人間が行っていた小さな仕事を、毎日少しずつ減らしていくこと。

その積み重ねが、会社全体の仕事の進め方を変えていく。総務くんは、まだ改善したいところも多い。だが、実際に社員が使えるところまで形になってきた。これからも社内の仕事を一つずつ任せながら、育てていきたいと思っている。